Frågan om när ett upphandlingsärende ska anses vara slutbehandlat är avgörande för anbudsgivares och andras möjligheter att ta del av handlingar som rör upphandlingen under den så kallade avtalsspärren. Frågan blir därmed också i många fall avgörande för en leverantörs möjlighet att ansöka om överprövning av en upphandling
En upprättad handling blir allmän när ärendet är slutbehandlat
För att en enskild ska ha rätt att ta del av en handling hos en myndighet, måste handlingen vara allmän. För att en handling ska vara allmän krävs dels att handlingen är förvarad hos myndigheten, dels att den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.
När en handling är förvarad hos eller inkommen till myndigheten är sällan problematiskt att avgöra. Frågan om när en handling ska anses vara upprättad hos myndigheten är däremot oftare en bedömningsfråga som prövas av domstolarna.
En handling som myndigheten har skapat internt kan nämligen bli allmän på tre olika sätt. För det första anses handlingar upprättade när det har expedierats, det vill säga skickats eller lämnats till någon utanför myndigheten. För det andra blir handlingar, som inte är hänförliga till något ärende, allmänna när de har justerats eller färdigställts på annat sätt.
För det tredje blir handlingar, som hör till ett ärende, allmänna när det ärende som de hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten. Normalt inträffar denna tidpunkt när myndigheten har fattat beslut i ärendet.
Upphandlingsärenden är slutbehandlade vid tilldelningsbeslut – eller?
I ett upphandlingsärende finns ofta en stor mängd handlingar som är upprättade hos myndigheten och som är av betydelse för anbudsgivarna, exempelvis utvärderingsprotokoll, anteckningar från förhandlingsmöten eller intern e-postkorrespondens avseende anbudsprövningen. Sådana handlingar kan vara avgörande för en anbudsgivares möjlighet att kontrollera att en upphandling har gått rätt till. Det är därför viktigt att veta när ett upphandlingsärende anses vara slutbehandlat och handlingarna därmed allmänna. Denna fråga prövades nyligen av Kammarrätten i Stockholm, mål nr 2084-23.
Målet rörde utlämnande av handlingar i ett upphandlingsärende, där tilldelningsbeslut hade meddelats och upphandlingen hade blivit föremål för överprövning. Vid tidpunkten för det överklagade sekretessbeslutet hade domen i överprövningsmålet inte vunnit laga kraft. Kammarrätten kom till slutsatsen att eftersom tilldelningsbeslutet fortfarande gick att angripa rättsligt, var upphandlingsärendet inte slutbehandlat hos myndigheten. De handlingar i ärendet som varken var inkomna eller expedierade var därför inte allmänna än.
Kammarrättens dom utgör enligt vår uppfattning en ändring av tidigare rättspraxis, som har utgått från att ett upphandlingsärende är slutbehandlat när tilldelningsbeslutet meddelas och att upprättade handlingar därmed blir allmänna i samband med tilldelningsbeslutet. Detta framstår som rimligt eftersom ärenden normalt anses slutbehandlade när myndigheten fattar beslut i ärendet, inte när fristen för att överklaga beslutet löper ut. Det är dessutom av betydande intresse för anbudsgivare att kunna ta del av handlingar under den så kallade avtalsspärren, för att kunna kontrollera att upphandlingen har gått rätt till och annars ansöka om överprövning.
Kammarrättens dom innebär dock att hos myndigheten upprättade handlingar hänförliga till upphandlingen inte blir allmänna förrän tilldelningsbeslutet inte längre går att angripa, vilket i sin tur medför att en myndighet varken under avtalsspärren eller en överprövningsprocess behöver lämna ut exempelvis utvärderingsprotokoll eller anteckningar från anbudsprövningen. Det återstår att se hur domen kommer att tillämpas av de upphandlande myndigheterna och om synsättet – att ett ärende är slutbehandlat först när myndighetens beslut inte längre kan angripas – kommer att sprida sig till andra typer av ärenden.
