Den 27 mars 2020 fattade regeringen beslut om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än 50 deltagare, till skillnad från tidigare gräns på 500 deltagare. En bolagsstämma är i regel endast öppen för sina aktieägare och omfattas därmed formellt inte av förbudet, men det finns naturligtvis starka skäl för bolag att vidta åtgärder för att minska smittspridningen av det nya coronaviruset och sjukdomen covid-19 oaktat detta. Det kan handla om att besluta att senarelägga årsstämman (för bolag med kalenderår som räkenskapsår måste årsstämman hållas senast den 30 juni 2020 för godkännande av räkenskaperna för 2019), använda en större lokal, inte servera mat eller dryck och att minimera antalet personer som närvarar fysiskt på stämman. Ett bolag bör även beakta de allmänna råd, det vill säga generella rekommendationer, som Folkhälsomyndigheten väntas publicera under vecka 14 som avser sådana arrangemang som inte omfattas formellt av förbudet.
För att underlätta genomförande av stämmor under rådande omständigheter har regeringen tagit fram ett förslag till tillfällig lag som inom kort förväntas överlämnas till riksdagen för beslut. Den tillfälliga lagen innebär att det införs möjligheter för styrelsen i ett aktiebolag att inför årsstämman 2020 dels besluta om insamling av fullmakter till en av styrelsen utsedd person, dels besluta att aktieägare ska kunna utöva sin rösträtt genom poströstning. Syftet är att minska risken för smittspridning av coronaviruset genom att hålla nere antalet deltagare som närvarar personligen vid stämman, samtidigt som aktieägarna ska få ett så stort inflytande som möjligt under omständigheterna. Den nya lagen föreslås träda i kraft den 15 april 2020 och upphöra att gälla vid utgången av 2020. Under förutsättning att stämman äger rum tidigast då den tillfälliga lagen trätt i kraft, kan dock bolag vidta de åtgärder som omfattas av lagen redan före den 15 april 2020.
Användande av fullmakt enligt den nya lagen sker genom fullmaktsformulär enligt vilket en aktieägare ger den person som anges i formuläret i uppdrag att företräda aktieägaren vid stämman. Formuläret ska innehålla de förslag till beslut som anges i dagordningen till stämman med svarsalternativen Ja och Nej för varje förslag. Det ska även framgå att aktieägaren inte kan instruera ombudet att rösta på annat sätt än genom att markera ett av de två svarsalternativen och att det inte heller är möjligt att villkora svaren. Fullmakten måste vara skriftlig, undertecknad av aktieägaren och daterad, men kan vara i elektronisk form. Under förutsättning att bolaget godtar det, går det även bra att undertecknat fullmaktsformulär i original skannas in eller fotograferas av och skickas till bolaget via e-post.
Vad gäller poströstning är det upp till styrelsen att besluta hur sådan ska gå till. Det innebär att det är upp till styrelsen att besluta om t.ex. vid vilken tidpunkt poströsten senast ska vara bolaget tillhanda och om poströsten ska kunna avges med e-post.
Vid beslut om användande av fullmakt eller poströstning, måste fullmaktsformulär och motsvarande formulär för poströstning, samt information om de nya sätten att rösta på, tillhandahållas aktieägarna. Tillhandahållandet får ske genom information på bolagets hemsida och ska ske senast en vecka före stämman. Till skillnad från vad som gäller enligt det ordinarie regelverket behöver informationen inte finnas med i kallelsen till stämman och bolagets bolagsordning behöver inte heller innehålla bestämmelser om fullmaktsinsamling eller poströstning.
Liknande tillfälliga undantag föreslås införas även för ekonomiska föreningar och för andra företag som tillämpar reglerna för aktiebolag eller ekonomiska föreningar.
Notera att ovanstående information är gällande per dagen för publicering. Då tillämpliga regler och rekommendationer snabbt kan komma att förändras rekommenderar vi att ni tar kontakt med någon av nedan angivna kontaktpersoner för att uppdatera er kring nuvarande situation.
Frågor?
Vill du veta mer eller har du några frågor avseende bolagsstämmor eller aktiemarknadsrätt? Kontakta någon av nedan angivna advokater, eller din vanliga kontakt på Lindahl.
