DEBATT – av Filip Malm, Cecilia Kindgren-Bengtsson, Mats Tindberg, Anders Leijon och Johan Karlefors, på Advokatfirman Lindahl.
Rekryteringen av nya medarbetare är mycket viktig för de flesta företagen och ett företags framgång kan ofta vara beroende av att de mest lämpade personerna rekryteras, inte minst när det gäller nyckelpositioner. På motsatt vis kan bristfällig information om en arbetssökande kandidat medföra risk för att en person anställs som skadar den psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen eller arbetsgivarens varumärke. För att en arbetsgivare ska kunna anställa rätt personer, och för att reducera de kostnader som kan uppkomma på grund av felrekryteringar, utförs ofta omfattande bakgrundskontroller av kandidaterna i rekryteringsprocesser.
Det finns skilda uppfattningar om innebörden av begreppet ”bakgrundskontroll” i rekryteringssammanhang. En del menar till exempel att begreppet innefattar en granskning av kandidatens sociala medier och andra digitala fotspår, medan andra hävdar att begreppet innefattar utdrag från polisens belastningsregister eller att enbart verifiera den information som kandidaten själv har lämnat under rekryteringsprocessen.
Vilken information som undersöks vid en bakgrundskontroll beror på vilken typ av tjänst som kandidaten är aktuell för. Vanligtvis innefattar en bakgrundskontroll i vart fall kontroll av de referenser som kandidaten själv har lämnat, tidigare anställningar samt utbildningshistorik (Stockholms Handelskammares rapport Rekrytering och bakgrundskontroller i kampen om talangerna, april 2019). Nedan följer ett axplock av rekryteringsprocesser i vilka bakgrundskontroller ofta genomförs enligt vår erfarenhet.
– Vid rekrytering till specialisttjänster där det är fråga om en ansvarsfull roll samt vid rekrytering av ledande befattningshavare, såsom anställda i ledningsgrupper. Vid denna typ av rekryteringar genomförs ofta kontroller av bland annat tidigare negativ massmedial rapportering kring den aktuella kandidaten samt intressekonflikter och engagemang i andra bolag som är av relevans för anställningen.
– Vid rekrytering till anställningar i finansiell sektor samt till befattningar med ekonomiansvar, såsom VD, är till exempel ekonomisk brottslighet, konkurser eller betalningsanmärkningar hos kreditinstitut och Kronofogdemyndigheten omständigheter som generellt tillmäts stor betydelse vid arbetsgivarens bedömning av den aktuella kandidatens lämplighet. Förekomsten av sådana omständigheter behöver inte innebära att kandidaten inte bör anställas men om omständigheten ifråga kan utgöra en risk för arbetsgivaren – ett exempel är att en person som har dömts för ekonomisk brottslighet söker anställning som CFO – så vill arbetsgivaren av förklarliga skäl känna till det innan arbetsgivaren fattar beslut om kandidaten ska erbjudas en anställning eller inte.
– Vid rekrytering av legitimerad personal inom till exempel vårdsektorn utgör indragen licens, tillsynsärenden som har lett till disciplinär påföljd och vissa typer av vålds- eller tillgreppsbrott relevant information att beakta innan arbetsgivaren lämnar ett eventuellt anställningserbjudande.
I dagsläget finns det ingen lagstiftning som reglerar arbetsgivares generella rätt att begära att en arbetssökande kandidat eller en anställd presenterar ett utdrag från polisens belastningsregister, ett så kallat registerutdrag, för arbetsgivaren. En arbetsgivare är därför som utgångspunkt fri att, med beaktande av tillämpliga dataskyddsregler, begära uppvisande av registerutdrag. Inom delar av den svenska arbetsmarknaden föreligger det dock en lagstadgad skyldighet för arbetsgivare att begära registerutdrag inför ett beslut om anställning. Till exempel ska personer som blir erbjudna en anställning inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg uppvisa ett registerutdrag innan de får påbörja sin anställning.
Antalet registerutdrag som begärs ut av enskilda har ökat med över 600 procent på 15 år, från cirka 40 000 per år 2003 till cirka 290 000 per år 2018 (SOU 2019:19, s. 115). Ökningen beror sannolikt på att arbetssökande och anställda i allt större omfattning begär ut registerutdrag på begäran av arbetsgivare. Denna utveckling – att arbetsgivare utför mer omfattande undersökningar av arbetssökande kandidater och anställda – kan enligt vår uppfattning betraktas som ett exempel på att den svenska arbetsrätten påverkas av bland annat anställningsvillkor som historiskt sett har varit vanligare i den anglosaxiska rättskulturen. Denna förändring tar sig också uttryck i att det blir allt vanligare att arbetsgivare har önskemål om att i anställningsavtal införa konkurrensförbud (non-competition clauses), värvningsförbud (non-soliciation clauses) och vitesklausuler.
Polisens belastningsregister innehåller information om bland annat eventuella brottmålsdomar och godkända strafförelägganden. Gallringen av belastningsregistret sker vid olika tidsintervall utifrån vilken påföljd som har utdömts för det aktuella brottet. Det finns inga krav på att ett registerutdrag ska överlämnas i ett oöppnat kuvert och den person som registerutdraget gäller har rätt att själv ta del av uppgifterna i utdraget samt att få tillbaka registerutdraget i original. Det förekommer dock att arbetsgivare har önskemål om att erhålla registerutdrag i oöppnade kuvert, även om utdragen är utformade, bland annat genom vattenstämplar och färgtryck, för att försvåra förfalskning.
Polismyndigheten får inte skicka registerutdrag direkt till en potentiell arbetsgivare men i dagsläget kan en arbetsgivare, som sagt, kräva att en kandidat uppvisar ett registerutdrag under rekryteringsprocessen. Kandidaten kan givetvis emotsätta sig detta, men riskerar då att den potentiella arbetsgivaren väljer att inte anställa honom eller henne. Det kan dock noteras att statliga arbetsgivare är skyldiga att anställa utifrån kandidaternas förtjänst (i stora drag antalet tjänsteår) och skicklighet (kompetens och utbildning). Ett sådant krav finns inte för arbetsgivare i privat sektor. Begränsningen innebär att statliga arbetsgivare som utgångspunkt inte får välja bort en kandidat på grund av att den aktuella kandidaten inte har visat upp eller lämnat över ett registerutdrag till den potentiella arbetsgivaren.
Ett registerutdrag begärs i förekommande fall ut av den enskilde med stöd av dennes rätt till insyn i belastningsregistret. I ett betänkande från 2014 (SOU 2014:48) föreslås dock lagändringar som syftar till att bland annat stärka skyddet för den personliga integriteten i arbetslivet. I betänkandet föreslås att det ska vara förbjudet för arbetsgivare att utan lagstöd begära att en arbetssökande ska visa upp eller överlämna ett registerutdrag.
För att ett sådant förbud ska kunna införas behöver dock också ett utökat stöd för registerkontroll för vissa verksamheter införas.
I ett betänkande från våren 2019 (SOU 2019:19) lämnades också förslag på ett utökat författningsstöd för registerkontroll i arbetslivet avseende Kriminalvården, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, finansiella företag som omfattas av krav på ledningsprövning samt offentliga och enskilda aktörer som utför vård- och omsorgsinsatser i hemmet åt äldre personer eller personer med funktionsnedsättning. Detta lagförslag föreslås träda i kraft den 1 januari 2021 tillsammans med ovan omnämnda förslag om ett generellt förbud mot krav på utdrag ur belastningsregistret. Införandet av de förslag som lämnas i 2014 års betänkande kommer, även om det utökade författningsstödet för registerkontroller i 2019 års betänkande införs, innebära en begränsning av arbetsgivares möjligheter att få ta del av registerutdrag, i jämförelse med vad som gäller idag.
Avslutningsvis rekommenderar vi som utgångspunkt kollektivavtalsbundna arbetsgivare att genomföra fackliga förhandlingar med den eller de eventuella kollektivavtalsbärande fackföreningarna innan arbetsgivaren inför ett krav på uppvisande av registerutdrag, som går utöver uppvisandet av sådana registerutdrag som arbetsgivaren har en lagstadgad skyldighet att begära. Ett sådant krav har nämligen typiskt sett sådan betydelse för de anställda att arbetsgivaren måste anta att de kollektivavtalsbärande fackföreningarna har ett intresse av att kunna påverka beslutet inom ramen för de fackliga förhandlingarna.
Motsätter sig fackföreningarna införandet av ett krav på registerutdrag kan arbetsgivaren likväl införa ett sådant krav, men då med en ökad risk för att fackföreningarna till exempel för en talan mot arbetsgivaren, och i anslutning till detta exempelvis gör gällande att arbetsgivaren saknar rättslig grund enligt GDPR för den personuppgiftsbehandling som sker genom arbetsgivarens genomgång m.m. av erhållna registerutdrag.
