ALLMÄNNA FRÅGOR
Hur ser arbetsgivarens arbetsmiljöansvar ut i relation till smittspridningen av coronaviruset?
Arbetsgivaren är skyldig att regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller smitta i eller på arbetet. Arbetsgivaren ska också omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa eller smittrisk i arbetet. Covid-19 har av Folkhälsomyndigheten klassificerats som en samhällsfarlig sjukdom, vilket innebär att arbetsgivare kontinuerligt måste:
1. utreda vilken smittrisk som föreligger,
2. bedöma vilken smittrisk som dess arbetstagare är exponerade för genom utförandet av deras arbetsuppgifter och i övrigt med anledning av arbetet, och
3. åtgärda dessa risker och vidta nödvändiga skyddsåtgärder.
Riskbedömningen ska göras i samverkan med skyddsombud (om sådant finns). Som en del av arbetet med arbetsmiljön ska arbetsgivaren inte bara ta hänsyn till risken för faktisk smitta, utan även till organisatoriska och sociala risker till följd av arbetstagarnas oro.
Som ett led i att åtgärda risker och vidta skyddsåtgärder bör arbetsgivaren upprätta en policy med riktlinjer till de anställda och eventuella besökare till arbetsplatsen. Vidare kan arbetsgivaren vara tvungen att utföra vissa praktiska åtgärder för att minimera smittspridning och inte utsätta sina anställda för farligt arbete. Det kan handla om att på arbetsplatsen tillhandahålla skyddsutrustning och andra hjälpmedel för att förhindra smittspridning, såsom att tillhandahålla handsprit. Om nödvändigt kan arbetsgivaren vara tvungen att ställa in företagsevent och tjänsteresor. I vissa fall, t.ex. om det finns en faktisk och påtaglig risk för smitta på arbetsplatsen, kan arbetsgivaren vara tvungen att låta anställda arbeta hemifrån eller från en avskild del på arbetsplatsen. I allvarliga fall kan arbetsgivaren vara tvungen att stänga arbetsplatsen och låta friska personer stanna hemma utan arbetsplikt och bibehållen lön. I förhållande till anställda som tillhör en så kallad riskgrupp (se Folkhälsomyndighetens råd) är behovet av skyddsåtgärder ännu större.
Vilka åtgärder bör en arbetsgivare vidta om en anställd eller en besökare på arbetsplatsen har bekräftats vara smittad av viruset?
För att säkerställa en god och säker arbetsmiljö bör arbetsgivaren omgående försäkra sig om att den smittade inte vistas på arbetsplatsen innan vederbörande är helt frisk. Med fördel kan arbetsgivaren ha en dialog med den smittade. En smittad anställd ska primärt hänvisas till att sjukskriva sig och stanna hemma med sjuklön. Därefter ska arbetsgivaren dokumentera vilken eller vilka arbetstagare som har träffat den smittade och fastställa ett händelseförlopp för hur den anställde smittades.
Om den anställde var på arbetsplatsen när symptomen bröt ut, bör arbetsplatsen omedelbart saneras i nödvändig omfattning.
Kan arbetsgivaren förbjuda en anställd från att befinna sig på arbetsplatsen för att minska risken för smittspridning?
I korthet är svaret ja, under förutsättning att lön och andra avtalade förmåner utbetalas som vanligt. Detta gäller om det är arbetsgivaren som nekar den anställde tillträde till arbetsplatsen trots att den anställde står till arbetsgivarens förfogande. Arbetsgivaren kan på så vis inom ramen för sin rätt att leda och fördela arbetet besluta att en anställd får arbeta hemifrån eller att den anställde inte behöver arbeta alls (s.k. arbetsbefrielse).
Finns det en möjlighet att ”pausa” anställningen eller minska arbetstiden på grund av de eventuella ekonomiska konsekvenser som coronaviruset medför?
Den åtgärd som normalt står till buds för en arbetsgivare som hamnar i ett ansträngt ekonomiskt läge är att antingen säga upp anställda på grund av arbetsbrist eller träffa en frivillig överenskommelse med enskilda anställda om att ”pausa” anställningen, med innebörden att den anställde inte utför något arbete och att arbetsgivaren inte betalar ut lön under viss period.
Regeringen presenterade dock den 16 mars 2020 ett förslag om att införa korttidspermittering i syfte att drabbade arbetsgivare ska kunna behålla sin personal och växla upp snabbt igen när läget vänder. Förslaget innebär i korthet att arbetsgivaren vid hinder i verksamheten tillfälligt får införa arbetstidsminskning. Kostnaden för sådan arbetstidsminskning kommer att fördelas mellan arbetsgivare, arbetstagare och staten. Arbetstiden kan minskas med 20, 40 eller 60 procent och lönen minskas samtidigt med 4, 6 respektive 7,5 procent. Arbetstidsminskningen är tillfällig och arbetstagaren ska återgå i tjänst så snart situationen stabiliserats igen.
Det ska understrykas att ett antal förutsättningar måste föreligga för att en arbetsgivare ska kunna använda sig av korttidspermittering. Bland annat måste arbetsgivaren och den anställda vara överens om korttidspermittering, antingen genom kollektivavtal eller individuella avtal med minst 70% av samtliga arbetstagare (för arbetsgivare som inte är bunden av kollektivavtal). En arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal måste förhandla med den berörda arbetstagarorganisationen. Vidare är det ett krav att arbetsgivaren har använt sig av andra tillgängliga åtgärder för att minska arbetskraftskostnader, såsom uppsägning av ej verksamhetskritisk personal som inte är tillsvidareanställd (i de fall detta är möjligt).
Arbetsgivaren ansöker om godkännande av korttidspermittering hos Tillväxtverket. Arbetsgivare som vid tidpunkten för sådan ansökan är föremål för företagsrekonstruktion eller är på obestånd kan inte få stödet. Efter godkännande ska ansökan om preliminärt stöd lämnas in till Tillväxtverket inom två kalendermånader från utgången av den kalendermånad som stödet avser. Efter godkänt preliminärt stöd är arbetsgivaren skyldig att inom en viss tid göra en anmälan om avstämning för att fastställa slutligt stöd. Anmälan om avstämning ska ha kommit in till Tillväxtverket inom två veckor från avstämningstidpunkten. Om en arbetsgivare inte ger in anmälan om avstämning i tid, blir arbetsgivaren skyldig att betala tillbaka allt preliminärt stöd.
Under stödperioden ska arbetsgivaren löpande betala ut en något reducerad lön och kompenseras i efterhand genom kreditering på Skattekontot. Det ekonomiska stödet från staten räknas ut på följande vis: lönen (100%) x arbetstidsminskningen i procent x 0,986. Lönetaket för beräkning av stöd under korttidspermittering är för närvarande 44 000 kronor.
Exempel: 32 700 (lön) x 0,6 (arbetstidsminskningen i procent) = 19 620, 19 620 x 0,986 = 19 345 (stödet från staten). I tabellen nedan visas hur kostnadsfördelningen för lön under permittering ser ut för exemplet.
| Före | Efter | |
| Arbetstid | 100% | 40% |
| Lön | 32 700 | 30 248 |
| Kostnad för arbetsgivaravgifter | 10 300 | 9 575 (kan skjutas upp, se nedan) |
| Total kostnad | 43 000 | 39 775 |
| Kostnad som bärs av staten | 0 | 19 345 |
| Kostnad som bärs av arbetsgivare | 43 000 | 20 425 |
De nya bestämmelserna kommer att träda i kraft den 7 april, men ska enligt regeringen tillämpas redan från den 16 mars och gälla fram till den 31 december 2020.
Som tillägg till ovan kan även nämnas att regeringens krispaket innehåller ett förslag om tidsbegränsad möjlighet att begära anstånd med inbetalning av skatter såsom arbetsgivaravgifter med tillämpning från den 1 januari 2020.
Vi följer utvecklingen kring detta förslag och ber intresserade att höra av sig för att diskutera förutsättningarna för att använda korttidspermittering i just er verksamhet.
Kan en anställd som inte uppvisar några symptom kräva att bli arbetsbefriad eller tillåtas arbeta hemifrån?
Nej. Den anställde är skyldig att stå till arbetsgivarens förfogande i enlighet med anställningsavtalet och arbetsgivarens instruktioner, annars har arbetstagaren inte rätt till lön. En anställd som inte fått tillåtelse att arbeta hemifrån och vägrar närvara på arbetsplatsen anses vara olovligt frånvarande från arbetet. Sådan olovlig frånvaro räknas som arbetsvägran/ordervägran, och kan ge arbetsgivaren rätt att vidta åtgärder såsom uppsägning eller i allvarliga fall avskedande. Däremot får den anställde stanna hemma med lön om det går att sköta jobbet hemifrån och arbetsgivaren har godkänt det.
Behöver fackliga arbetstagarorganisationer informeras om några åtgärder som föranleds av viruset?
Under förutsättning att förändringen av arbetstagarens arbetssituation är kortvarig behöver arbetsgivare inte kontakta arbetstagarorganisationer. Vi rekommenderar dock att arbetsgivare ändå har en dialog med de fackliga organisationerna i samband med beslut att arbetsbefria eller låta arbetstagare arbeta hemifrån. För bestående åtgärder och beslut som får långvariga konsekvenser kan det finnas en skyldighet att förhandla med berörda arbetstagarorganisationer. Förhandlingsplikten måste bedömas i det enskilda fallet och arbetsgivare bör söka rådgivning innan några ingripande och bestående ändringar i verksamheten företas.
Vad innebär det för arbetsgivaren att karensavdraget slopas och att staten tar över sjuklöneansvaret?
Regeringen har föreslagit att slopa karensavdraget (tidigare s.k. karensdag), låta staten ta över sjuklöneansvaret och ta bort kravet på läkarintyg.
Detaljerna för dessa förslag är ännu inte helt klarlagda.
Vi bedömer dock att det slopade karensavdraget i kombination med att staten tar över sjuklöneansvaret under två månader (april och maj) förmodligen kommer att innebära att staten ansvarar för sjukpenningskostnaden från och med den första sjukfrånvarodagen. Rent praktiskt kommer detta sannolikt att innebära att arbetsgivaren betalar ut sjuklön under sjuklöneperioden och gör karensavdrag som vanligt. Därefter får arbetsgivaren kompensation för den utbetalda sjuklönen avseende dag 2-14. Den anställde får söka ersättning för karensavdraget från Försäkringskassan.
Regeln om slopat krav på läkarintyg kommer att gälla retroaktivt från den 13 mars till och med den 31 maj 2020. Det betyder att arbetstagaren inte behöver styrka nedsättningen av arbetsförmågan genom intyg av läkare eller tandläkare.
Vad gäller om en anställd vill vara hemma för att barnens förskola och/eller skola har stängt?
Förslagsvis träffar arbetsgivaren och den anställde en överenskommelse som passar båda parter, t.ex. att den anställde arbetar hemifrån, tar ut föräldraledighet med kort varsel, är kompledig eller tar ut betald eller obetald semester. Arbetstagaren kan möjligen, som sista utväg, vara giltigt frånvarande från arbetet i form av obetald ledighet enligt lagen om rätt till ledighet av trängande familjeskäl.
Kan arbetsgivaren bestämma att den anställde inte får åka på en planerad semesterresa?
Nej. Arbetsgivare kan inte bestämma vad anställda ska göra på sin fritid och kan inte heller kräva att en anställd avbokar en resa.
Däremot har en arbetsgivare ett större inflytande vad gäller semesterns förläggning. Som huvudregel är det arbetsgivaren som beviljar och förlägger semesterledighet. Ett beslut om semester är bindande och kan därför inte återkallas av arbetsgivaren (utan att riskera skadeståndsansvar) om inte arbetsgivaren har fog för återkallandet. Fog kan föreligga om oförutsedda händelser inträffar efter arbetsgivarens beslut om semester och dessa händelser innebär att arbetstagarens närvaro under beviljad semester är nödvändig för verksamhetens fungerande. Om redan beviljad semester återkallas ska arbetstagaren underrättas omedelbart.
Det går inte att principiellt uttala sig om en arbetsgivare kan återkalla redan beviljad semester med anledning av coronavirusets spridning och dess konsekvenser, utan en bedömning måste göras i det enskilda fallet.
Vad gäller om ett stort antal medarbetare sjukskriver sig?
Arbetstidslagen och även många kollektivavtal medger att arbetsgivaren i sådana fall kräver ut övertidsarbete i den utsträckning som förhållandena kräver. Vid behov kan även visstidsanställda och bemanningskonsulter engageras i verksamheten. I den mån arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal bör berörd arbetstagarorganisation kontaktas för att ha en dialog om lämpliga lösningar i dessa fall.
Vad gäller om en anställd har rest utomlands på tjänste- eller semesterresa och inte kan återvända till Sverige, t.ex. på grund av ut- och inreseförbud?
Det ska framhållas att situationen är mycket ovanlig och aldrig har prövats med hänsyn till de omständigheter som nu råder på grund av coronavirusets spridning.
Om den anställde varit på en tjänsteresa är det vår bedömning att arbetsgivaren kan vara skyldig att betala lön även om den anställde inte kan arbeta på distans.
Om den anställde däremot varit på en semesterresa, är det vår bedömning att arbetsgivaren rent rättsligt inte har någon skyldighet att låta den anställde arbeta från distans och inte heller någon skyldighet att betala lön för den tid då den anställde är frånvarande. Vi råder dock arbetsgivare, i en sådan ansträngd och ovanlig situation, till att vara så tillmötesgående som möjligt, t.ex. genom att låta arbetstagaren arbeta från distans om detta är möjligt eller ta ut kompledighet och/eller betald eller obetald semester. Vi bedömer dock inte att frånvaron utgör olovlig frånvaro som ger arbetsgivaren rätt att vidta disciplinåtgärder eller säga upp eller avskeda den anställde.
HANTERING AV PERSONUPPGIFTER
Är det tillåtet att kartlägga och samla in uppgifter om en anställds möteskontakter och resor genom att bl.a. bereda sig tillgång till den anställdes kalender och mail?
Att muntligen fråga anställda – utan avsikt att sedan sammanställa svaren elektroniskt – om deras möteskontakter och resor (privata såväl som företagna i tjänsten) är inte reglerat och därmed tillåtet. Däremot omfattas elektronisk behandling (t.ex. genom att samla in mail och kalendernoteringar) av dessa typer av uppgifter av Dataskyddsförordningen (GDPR) och svensk dataskyddslagstiftning. Vi bedömer att sådan personuppgiftsbehandling kan vara tillåten genom en intresseavvägning, eftersom arbetsgivarens arbetsmiljöansvar kan väga tyngre än den anställdes integritet i dessa fall. All personuppgiftsbehandling ska föregås av information till den registrerade. Det är därför viktigt att se över vilken information som givits personalen angående arbetsgivarens möjlighet att kartlägga arbetstagarens förehavanden.
Är det tillåtet att kartlägga vem eller vilka anställda som är eller har varit smittade av coronaviruset?
Även i detta fall finns det inget hinder mot att muntligen samla in sådan information så länge det saknas en avsikt att därefter behandla uppgifterna elektroniskt. Däremot utgör en uppgift om att en anställd är eller har varit smittad av coronaviruset en uppgift om dennes hälsa, och utgör således en känslig personuppgift som kräver att en särskild laglig grund föreligger för att elektronisk behandling ska vara tillåten. En sådan behandling kan dock vara tillåten i den mån det är nödvändigt för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sin skyldighet att verka för en säker arbetsmiljö. Detta förutsätter dock att samtliga andra relevanta regler i GDPR iakttas, såsom plikten att informera om behandlingen.
Är det tillåtet att informera myndigheter om anställda som insjuknat i covid-19?
Ja, i den mån det är nödvändigt för att förhindra smittspridning och värna om arbetsmiljön på arbetsplatsen. Om den anställde insjuknat på arbetsplatsen är arbetsgivaren t.ex. skyldig att göra en anmälan om allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket enligt 3 kap. 3 a § Arbetsmiljölagen.
Frågor?
Vill du veta mer eller har du några frågor? Kontakta någon av våra verksamma advokater inom Lindahls kompetensgrupp för arbetsrätt, eller din vanliga kontakt på Lindahl.
