Interna utredningar

Steg 1.

Det första steget är att definiera omfattningen och ramarna för utredningen. Även om ramarna inte får göras för snäva är det viktigt med en tydlig avgränsning. Annars riskerar utredningen att tappa fokus och svälla åt olika håll utan att det leder framåt.

Omfattningen kan justeras under utredningens gång och det är viktigt att vara medveten om vikten av flexibilitet i detta avseende. I steg ett bör det också klargöras vem som ansvarar för utredningen och utredningsgruppens sammansättning.

Det behöver säkerställas att den ansvarige är oberoende med självständigt mandat, frikopplad från det utredningen rör och har hög integritet. Här bör också en analys göras om det finns anledning att använda externt advokatbiträde för att tillförsäkra advokatsekretess.

Vidare bör relevanta nyckelpersoner för utredningen identifieras. Det gäller dels den/de som är misstänkt/a för att ha begått felaktigheter, dels andra personer som kan sitta på betydande kunskap eller information. Även kretsen av nyckelpersoner kan behöva revideras under utredningens gång.

Steg 2.

Här görs en tydlig plan för genomförandet av utredningen. En del i detta är att utvärdera relevant lagstiftning och dess betydelse. Som typexempel kan nämnas regler om hantering av personuppgifter och arbetsrättslig lagstiftning. De materiella lagar som kan bli tillämpliga om utredningen visar att oegentligheter har skett behöver också identifieras.

Rör utredningen internationella förhållanden behöver motsvarande analys göras för utländsk lagstiftning. Redan här är det viktigt att få klart för sig om det finns skyldigheter eller incitament att självrapportera (”self-report”) eventuella oegentligheter som upptäcks till relevanta myndigheter. 

Steg 3.

Det tredje steget utgörs av själva faktainsamlingen, eller med andra ord det faktiska genomförandet av utredningen. För detta kan IT-forensiker behöva involveras.

Det kan vara frestande att direkt inleda med intervjuer. Sådana bör dock föregås av dokumentinsamling och säkrande av relevant material. Med motsatt ordning finns dels risk för att bevis förstörs eller förvanskas, dels risk för att information som krävs för att ställa relevanta frågor saknas.

Intervjuerna bör planeras noggrant. Det handlar bland annat om att planera i vilken ordning intervjuerna bör genomföras, var de ska äga rum, vilka som ska närvara och om intervjuer ska ske med löfte om konfidentialitet eller inte.

Steg 4.

Avslutningsvis sammanställs resultatet av utredningen. Ofta sker detta genom en rapport. Beroende på utredningens art och syftet med utredningen kan rapporten utformas på olika sätt. I vissa fall är det viktigt med en skriftlig rapport, som eventuellt offentliggörs. I andra fall är det lämpligt med en mer begränsad skriftlig rapport eller dokumentation i kombination med mer omfattande muntlig rapportering.

Oavsett form ska rapporten innehålla en slutsats samt rekommendationer om eventuella åtgärder, såväl mot enskilda individer som för organisationen.